PLM中的業務表單管理探討

1企業業務表單管理的價值

業務表單，顧名思義，即以表格形式呈現的業務單據。企事業單位、政府部門在進行日常業務處理和公文審批時，形式上都是以表格化的單據文件結合具體的工作流程而進行的。

通過信息化的業務表單管理，企事業單位、政府部門可以實現業務管理的數據化、規范化和標準化，管理人員通過對表單文件的核對與統計，可以收集了解業務數據和執行狀況，因此業務表單在企業管理中起到工作任務傳遞和業務數據采集的功能，發揮著極其重要的作用。

2制造業企業需要怎樣的表單管理？

從表單的定義來看，形成表單業務管理必須有兩個前提，一是表單電子化，二是業務流程化，而目前企業對于業務表單的信息化管理已經形成了共識，并在實際過程中實現了不同程度的信息化，主要為以下幾種形式：

第一類：表單電子化、數據集中化

企業已使用文檔編制軟件來編制各類業務表單，采用文件共享服務器管理電子檔，表單文件的歸檔仍以打印的紙質文件為主。這種形式的優點是導入難度低，對人員要求低，容易規模化使用，但缺點也很明顯，即檔案管理規范性要求高，容易出現版本問題。

第二類：表單電子化、數據集中化、執行流程化

企業通過辦公自動化等管理系統或者結合專業表單設計工具，通過流程進行表單的流轉，表單中的數據信息存儲在數據庫中。

第三類：表單電子化、數據集中化、執行流程化、分析智能化

企業存在多類業務運作系統，在運作系統中進行業務數據的采集和流程流轉，最終集中提取出有用的數據，并在此基礎上利用合適的查詢和分析工具、數據挖掘工具等對其進行分析和處理，最后為管理者的決策過程提供數據支持。

以上三種形式在企業運作中都有存在，也可以看作企業業務數據處理的不同階段，適合不同規模和不同業務模式的企業，而對本文中關注的制造業企業而言，業務執行過程中傳遞的數據除了結構化的表單數據外，還需要有設計、工藝、質檢、生產、售后等多個部門特定格式的圖形數據、文檔資料等，這種數據之間的關聯性是上述幾種形式管理的不足之處。

制造業企業需要怎樣的業務表單管理呢？筆者在此簡要提出幾點：

1） 業務表單需要與工作流程緊密結合；

2） 表單數據需要有準確的來源；

3） 業務表單需要與設計、工藝、生產等數據形成關聯；

4） 表單數據需要實現管控下的信息共享。

3、PLM中業務表單管理特點

產品生命周期管理系統（簡稱PLM－Product Lifecycle Management）是專門針對制造型企業的產品開發過程提出的解決方案。PLM是以軟件為基礎，管理與產品相關的信息和所有與產品開發相關的過程的使能技術，可在企業范圍內為產品設計和制造建立一個并行化的協作環境。

在對產品相關數據和過程提供管理的基礎上，PLM也提供了業務表單管理的功能，具有以下應用特點：

1、表單流轉和業務流程關聯

業務表單在PLM中的流轉可以與工作流程實現緊密結合，保證了業務處理過程的規范化，各個環節的參與者都能及時獲取到工作任務提醒，流程驅動保證了業務處理的流暢與及時。

2、表單信息采集的權限管控

在PLM中，業務表單中的數據可以和流程中的參與者實現綁定，實現了多部門、多人員的應用環境下，表單數據采集的準確性和唯一性。

3、表單生命周期管控

同產品相關的圖紙、文檔、物料管理類似，企業的業務表單也隨著編輯、流轉、變更的不同環節，具有對應的生命周期狀態，在PLM中形成對表單的閉環管理。

4、企業內部共享表單信息

在PLM中，提供了檢索工具，業務環節的參與人員可以快速查詢并定位表單數據，數據瀏覽可以通過權限設置進行管控，既保證了業務執行的共享需要，又維持了必要的保密性。

5、便捷的表單設計工具

企業的表單格式和內容是千差萬別的，PLM提供了便捷的表單設計工具，使企業能夠依據業務需要設計個性化的表單。

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