在工作中，很多采購員經常需要向供應商進行詢價。供應商的報價單，恐怕是采購人員看得最多的文件資料之一了。然而，每家供應商的報價單可能會不一樣，各式各樣，五花八門的都有，除非是要求供應商按照自己發過去的報價單模板填寫。那么，作為一份正式的報價單，一般需要有哪些必要的信息呢？

總的來說，一份正式并完整的報價信息，需要包括以下內容：

1） 產品描述

一份完整的報價單，首先必須要有完整的產品描述，包括產品名稱、規格，數量，必要的話還需要添加相關的技術要求和技術圖紙等便于明確供貨的信息。

如果是服務的話，就要明確服務的范圍。

2） 最小起訂量

明確該產品的最小起訂量（MOQ)和最小包裝規格（MPQ)等。這些信息要在報價單上醒目注明。

3）階梯報價

通常對于不同的數量，價格會有差異，數量越多，折扣幅度越大，讓供應商也應明確注明，不同數量對應不同的價格區間。

4） 價稅問題

報價的稅率也需要醒目地注明，或者明確采用商品未稅單價和稅費分開注明，近兩年來，每次國家出臺稅率調整的政策，供需雙方都要糾纏一番。

5） 交貨期

是報價中必不可少的信息。一定要供應商提供真實、靠譜的交貨期，對于雙方都有益。很多供應商往往喜歡靠經驗給客戶報貨期，最終無法實現，讓多少客戶（采購）煩躁不已。

6）交貨地點及包裝方式

供應商應該在報價單上注明該報價的交貨地點、交貨形式（交通工具）、包裝形式等信息。交貨地點如果是在對方的地址，那就是運費沒有算進去。交貨形式，就是供應商負責送貨，還是客戶自行提貨。這些也都需要寫清楚。

如果客戶對于運輸過程中的包裝、溫度等有特殊要求，那么可以及時溝通和改進并在正式報價單中注明，否則在后續合同執行過程中也容易出現扯皮的現象。

7）付款方式

付款方式信息的約束和確認，其實對于供應商來說似乎略有利些。

供應商可以在報價的時候向客戶強調該報價單的付款帳期等明確信息，包括是否可以接受承兌匯票。

當然，這部分往往是客戶進行重點談判的話題。而不同的付款方式和帳期會影響到供應商對產品的報價折扣，所以這也是供需雙方重點關注的。

8）供需雙方的企業信息

報價單上需將供需雙方的信息盡可能地附上。供應商方面的詳細聯系方式、地址信息便于后續客戶再聯系和溝通，也便于客戶感興趣而前往考察、或者是客戶評估運輸成本的一個重要因素。

9） 報價的有效期

在報價中注明有效期是非常有必要的，可以有效減少供需雙方在某個時間段內容易產生的產品價格方面的扯皮。

同時，該報價對于客戶該項目后續的備品備件、延續項目、增補等是否維持同樣的價格、或者采用其他什么樣的價格方案，在可能的前提下雙方同時確定下來是比較可取的。

對于以上這些報價信息，資深采購自然是非常清楚。但在實際工作中，卻總是容易被疏忽，而最終導致合同簽訂后麻煩不斷，甚至合作破裂。對于供應商的報價單，如果忽略了報價是否為含稅價、最小起訂量的價格、或是運費沒有包含在報價內、亦或交貨地點不清晰，就可能意味著合同金額會提高，采購實際成本會增加。也有供應商的報價中，未注明供貨和客戶要求的技術所產生的偏離，到最后買來的物料不是技術想要的東西，引起不必要的麻煩。

甚至有的采購在與供應商溝通過程中，直接通過電話口頭約定報價，使得合作面臨巨大風險，一旦供應商反悔不遵守口頭承諾，將給公司帶來巨大損失。